Способы конфиденциального уничтожения документов

А это значит, что увеличиваются занимаемые ими площади, затраты на их хранение, время на поиск нужного и т.д. Поэтому, когда сроки хранения тех или иных документов подходят к концу, рекомендуется выполнять уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Кроме освобождения площадей, процесс утилизации документов дополнительно решает еще ряд задач:

• Позволяет обеспечить противопожарную безопасность (меньше бумаги в офисе – меньше шансы возгорания).

• Дает возможность гарантированно ликвидировать всю конфиденциальную информацию, в которой компания больше не нуждается.

• Уменьшает риск штрафов при проверках налоговой.

Существует три основных способа уничтожения документов: измельчение при помощи шредера, сжигание и химическая обработка.

Шредирование – это один из самых дешевых способов. Документы измельчаются на мелкие кусочки, по которым уже невозможно восстановить информацию. Некоторые организации предпочитают сдавать получившуюся бумагу компаниям, перерабатывающим макулатуру, оберегая таким образом экологию. Здесь стоит сказать, что передавать измельченные документы на переработку уже абсолютно безопасно, их конфиденциальность не будет нарушена. Уничтожение бумаг на промышленном шредере – достаточно быстрый процесс: таким способом можно утилизировать до 40 тонн в день.

Сжигание также позволяет уничтожить документы полностью, однако при выборе этого метода необходимо строго контролировать процесс сжигания, чтобы не сохранился случайно какой-нибудь кусочек бумаги.

Обработка документов химическими реактивами – процесс сложный и долгий. В этом случае вам придется приглашать специалиста со стороны, а также тщательно следить за всем процессом уничтожения, на что уйдет много времени. Кроме того, стоимость этой услуги относительно высока.

Заказывая услугу уничтожения документов в сторонней организации, помните о том, что весь процесс должен быть максимально понятным и прозрачным для вас. Вы имеете право направить наблюдателя от организации, который будет присутствовать на протяжении всей процедуры. Об уничтожении документов обязательно составляется акт определенного образца. Документы можно утилизировать вместе с папками, скрепками, файлами без дополнительной подготовки, что позволит сэкономить ваше время.