Как организовано внеофисное хранение документов

Мы решили поговорить с сотрудницей архива о том, как именно организовано внеофисное хранение документов и на что нужно обратить внимание при поиске того, кто может вам эту услугу оказать.

Для удобства предлагаем вам вопросно-ответную форму.

В чем суть внеофисного хранения документов?

Именно в том, что все ваши бумаги хранятся не в офисе, а в другом, специально оборудованном помещении. В результате документы оказываются в абсолютном безопасности и абсолютном порядке, а в вашем офисе остается много свободного места.

Хранилище – это стеллажи с папками?

Не совсем. Стеллажи там, действительно, есть. Но документы хранятся не только в папках, они помещаются в специальные коробки с крышкой, так как бумаги должны быть защищены от света. Кроме того, все в хранилище систематизировано и логично.

То есть это царство пыльных фолиантов?

Ни в коем случае! Это современное, высокотехнологичное пространство, в котором предусмотрены системы защиты от пожара, климат-контроль, сигнализация от воров и многое другое. Ни в одном, даже самом модном офисе, невозможно создать настолько правильные условия для хранения бумаг, как в специальном хранилище. Просто потому, что сотрудникам будет не слишком комфортно находиться в таком помещении – прохладно и темно.

Но если хранить все вместе, то кто-то чужой может получить доступ к бумагам?

Разумеется, нет! Во-первых, архивы никогда не выдают документы кому-попало. Даже сотрудникам вашей компании их дадут только в том случае, если они внесены в специальный список. Кроме того, на коробах не написано, что содержимое принадлежит такой-то компании. Там указывается только лишь шифр, который человеку, не имеющего ключ к шифру, не даст абсолютно никаких сведений.

На что обращать внимание при выборе хранилища?

Прежде всего, конечно, на репутацию компании. Лучше выбирать тех, кто давно работает на рынке. Обязательно – тех, у кого собственное хранилище, которое специально создавалось для этих целей. То есть не просто переоборудованный кабинет, а полноценное здание, со всеми необходимыми коммуникациями. И, конечно, смотреть на персонал. Это должны быть профессиональные, опытные специалисты, способные грамотно проконсультировать вас и помочь. В Санкт-Петербурге этим требованиям соответствует, к примеру, компания ПГА, более подробную информацию о хранении вы можете узнать на их сайте pga-spb.ru.