Важные люди
Работа20 сентября мастера секретарского дела отмечают свой профессиональный праздник.
Сразу скажем, что официально праздника у людей этой специальности в России до сих пор нет. Но изменить эту несправедливость в 2005 году решили секретари и офис-менеджеры из столицы и крупных городов нашей страны. Они учредили неофициальный праздник, и теперь каждый год в третью пятницу сентября все секретари принимают поздравления.
Многие руководители не мыслят и дня без своих помощников. Ведь главная задача офис-менеджеров и секретарей - обеспечивать бесперебойную работу руководителя и его подчиненных.
"> Если полтора века назад к этим специалистам предъявлялись весьма небольшие требования. Как писал Антон Павлович Чехов, «да у нас никакого образования не требуется, пиши правильно, вот и все...»
Сегодня секретари из просто обслуживающего персонала превратились в правую руку шефа, незаменимого мастера своего дела.
"В общей сложности я проработала секретарем около 10 лет. За это время у меня было пять руководителей. Я согласна с выражением, что секретарь – это правая рука, даже больше, не только правая, но и левая рука, нога, голова. Это зависит от самого работника, хочет ли он, чтобы ему доверяли, способен ли он все в точности исполнять. Я некоторое время работала секретарем у женщины-тирана, ее побаивались все и беспрекословно подчинялись, мне удалось наладить с ней отношения так, что она доверяла мне больше, чем своим замам, и переложила часть важных полномочий", - рассказывает секретарь из Орла Юлия Шанина.
"Как говорится, театр начинается с вешалки, а офис - с секретаря. Именно его внешний вид и работа заранее демонстрируют качества руководителя, поэтому у меня всегда были довольно жесткие требования при выборе кандидатуры. Мой секретарь - женщина с большим опытом работы и внушительным багажом знаний. Я очень благодарна ей в том, что она вовремя исполняет свои задачи и не дергает по пустякам. Да, я считаю, что секретарь - правая рука, иначе зачем мне "кофеносители"? Если мой секретарь куда-то уходит, а у всех есть свои дела и проблемы, она заранее предупреждает об этом и старается максимально выполнить свой обязанности за срок своего отсутствия, если же мне что-то нужно срочно, то я могу обратиться и к другим сотрудникам. Это случается довольно редко, поэтому не вызывало никаких неудобств", - говорит Наталья, руководитель из Липецка.
Однако некоторые руководители не считают, что прилагательное "правая рука шефа" корректно применять к секретарям.
"Секретарь - это главный помощник шефа в его общественной жизни и работе в компании. Это тот человек, который систематизирует и объединяет информацию и подает ее планомерно, помогает руководителю организовать его рабочее время. Но, считаю, что он не правая рука директора. Это его помощник, а правая рука - это все-таки его заместитель", - убежден директор компании Антон Ковалев.
Между тем мастеров секретарского дела или помощников руководителей в нашей стране трудится около миллиона. Часто бывает, что их рабочий день длится не привычные 8 часов, а 10-12. И, как показывает практика, когда их нет в офисе в будний день работа в компании словно останавливается и у первых лиц все валится из рук.
Один за всех
Если компания небольшая, то секретарские функции выполняет специалист другого отдела или человек, совмещающий несколько обязанностей. Такая практика очень распространена, особенно в среде малого бизнеса. Например, Людмила - начальник консультационно-договорного отдела в компании, но исполняет и секретарские обязанности.
"Без меня в компании точно не обойдутся. У нас небольшая фирма, поэтому мне приходится совмещать обязанности нескольких человек, в том числе и секретарские. Отвечать на звонки, координировать рабочий процесс руководителя и т.д. Это раньше считалось, что секретарь лишь приносит чай и кофе, печатает приказы и пишет протоколы, теперь этот человек решает множество вопросов, его круг обязанностей гораздо шире", - уверена Людмила, сотрудник строительной компании из Белгорода.
"Чем меньше организация, тем больше один специалист объединяет в себе функций. Когда фирма растет, то появляются работники, отвечающие лишь за определенный круг задач. Именно поэтому секретарские обязанности в моей компании совмещены с другими, например, обязанностями менеджера", - подчеркивает Антон Ковалев.
Секретарь-мужчина?
Может ли быть секретарем представитель сильного пола или это все-таки несерьезное дело для настоящих мужчин? Мнения по этому поводу самые разные.
"По поводу секретаря мужчины - вряд ли, терпения не хватит с бумагами возиться. Как правило, руководитель решает сам, кто ему нужен и чем он обязан помогать", - считает секретарь из Брянска Юлия Наумова.
"Я думаю, что мужчина не может быть секретарем. Это скорее связано не с личностными качествами, а со стереотипами. Обычно, открывая дверь, ожидают увидеть в роли секретаря именно женщину. Вряд ли начальник-мужчина будет терпеть рядом с собой какого-то мальчишку. У начальника-женщины может работать помощником и мужчина, но вообще они редко встречаются в нашей профессии", - говорит секретарь из Орла Юлия Шанина.
Однако случаются и исключения. "В моей фирме секретарские обязанности выполняет мужчина. Так сложилось. Конечно, мужчине-руководителю приятнее работать с женщиной, и так в большинстве компаний. В дальнейшем планирую нанять секретаря-девушку. При выборе специалиста буду оценивать и профессиональные качества, и приятную внешность. Гармония должна быть во всем", - убежден руководитель компании Антон Ковалев.
Хороший секретарь - это человек ответственный. Он переживает за дела компании и руководителя, умеет планировать и ценит время шефа, грамотно общаться с людьми. Ведь секретарь первый отвечает на звонки клиентов, именно его голос задает тон всей беседе, его приветствие может стать началом успешного сотрудничества или началом провала сделки.
Как утверждает директор компании Антон Ковалев: "Это обязательно должен быть грамотный специалист. Глядя на секретаря и его поведение, у человека складывается образ компании в целом. Создается ощущение фирмы-партнера, как грамотного и надежного. Поэтому секретари - это важные люди".
Уважаемые секретари и помощники руководителей! От всей души поздравляем вас с вашим профессиональным праздником.
Желаем вам здоровья и терпения, грамотных и понимающих руководителей, положительных эмоций и блестящих результатов во всех сферах жизни!
